Reducerede postserver pladsbehovet med 87%
En anbefaling fra KMD, en overbevisende demo og et sundt forhold mellem funktionalitet og pris, fik den 300 mand store danske produktionsvirksomhed Bosal-Sekura til at vælge ComArchive. De har bl.a. reduceret behovet for serverplads til e-mail vedhæftninger med hele 87%.
Efter mange års erfaring som IT-konsulent, er der tre ting, som Bosal-Sekura´s IT-chef går efter, når han skal vælge ny teknologi: Standard, standard og standard. Så dette var også udgangspunktet, da han skulle vælge en e-mail arkiveringsløsning. Beslutningen blev drevet af et koncernkrav om, at Bosal-Sekura´s e-mails skulle kunne gemmes i 5 år.
Perfekt til en projektorienteret virksomhed
”Vi så på flere forskellige arkiveringssystemer, men ComArchive var det system, vi fandt bedst. Vi har også købt tillægsløsningen, samarbejdsværktøjet ComArchive Project Binder, fordi prisen var i orden, og fordi dette projektmodul passede perfekt til vores måde at arbejde på, og fordi det understøtter en meget projektorienteret virksomhed som vores. Langt bedre end fx SharePoint, som vi også bruger, men til andre ting,” forklarer Michael Basbøll, der er IT-chef hos Bosal Sekura.
Bosal-Sekura´s medarbejdere har – som de fleste medarbejdere i danske virksomheder – ikke været opmærksomme på at slette deres mails. Resultatet er sprængfyldte indbakker og en hårdt belastet Exchange Server. ”Systemer, der vokser vildt, går ned en skønne dag – sådan er det bare,” fastslår Michael Basbøll.
Denne kedelige situation ville både IT-chefen og virksomheden gerne undgå. Primært fordi man kunne miste ultra-vigtige mails, men også fordi det kræver mange IT-ressourcer at redde stumperne. ”Og det hjælper jo ikke på indbakkens størrelse at gå ud og investere i en ny mailserver,” som Michael Basbøll siger.
I dag kan IT-chef Michael Basbøll tilfreds konstatere, at ComArchive i den grad har aflastet Exchange Serveren, fordi virksomhedens mails ikke længere befinder sig i brugernes indbakke, men i ComArchive.
Reducerer plads til vedhæftninger med 87%
Aflastningen af mailserveren skyldes dels færre mails i brugernes indbakker, men også at ComArchive-løsningen sørger for, at der ikke bliver gemt 50 kopier af alting. Vedhæftede filer, der sendes rundt, gemmes altid automatisk i ét enkelt eksemplar via automatisk sammenligning af om en vedhæftning er, eller ikke er, blevet gemt tidligere.
”ComArchive´s smarte håndtering af vedhæftninger gør at vi i dag bruger 87 % mindre serverplads end før. Det er til at tage og føle på,” understreger Michael Basbøll, og peger på, at det har øget mailserverhastigheden.
Foretrækker ComArchive´s projektværktøj frem for SharePoint
Bosal-Sekura har i forvejen SharePoint, og er glade for systemet – men bruger det til andre ting end netop e-mail arkivering. Til denne opgaver foretrækker Michael Basbøll at bruge ComArchive´s projektværktøj, Project Binder.
Han forklarer hvorfor: ”ComArchive Project Binder, gør det utroligt nemt at gemme og dele e-mails og vedhæftede dokumenter. Man opretter bare et fælles projektrum, hvor alting ligger. Når projektet afsluttes, slettes projektrummet – men alle e-mails gemmes. På dét område bliver SharePoint – efter min mening – lidt for tungt,” siger han og begrunder:
”Sletter du et dokument i SharePoint, er det væk. Eller du skal i hvert fald ud og søge på en back-up blandt bunker af filer med mærkelige navne. I ComArchive, derimod, gemmer du jo bare dine mails og dine dokumenter på SQL-serveren. Så ved du hvor du har dem. Og de er nemme at finde igen. Du kan fx søge på enten ord, dokumentnavne, pdf´er etc. etc. Så ja, der foretrækker jeg langt ComArchive.”
Meget stor brugertilfredshed
Michael Basbøll fortæller desuden, at brugerne – ganske uopfordret – nu selv rydder op i deres postkasser, og ikke som tidligere, bruger deres Outlook som arkiv. ”Og nu, da de har set, at de kan finde deres e-mails igen, og hvor nemt det er, ja så kan de næsten ikke få armene ned igen,” griner han.
Effektiv søgefunktion sparer medarbejdertid
”Det skyldes helt sikkert ComArchive´s søgeværktøj, som er en integreret del af Outlook – og som bare er hundrede gange lettere end at skulle lede alle sine Outlook-mapper igennem efter en mail. Det sparer klart tid, uden at jeg dog kan sætte tal eller procenter på.”
Forenkler e-mailarkivering for IT-afdelingen
Set med IT-chef øjne er mailarkivering med ComArchive meget lettere end en restore-løsning. Samtidig er det efter Michael Basbøll´s mening både besværligt og ofte risikofyldt at reinstallere en Exchange Server med mail-databasen. ”Det behøver vi ikke bekymre os for. For ComArchive sikrer jo, at vi altid har en fuld back-up af SQL-databasen med alle vores arkiverede e-mails. Faktisk behøver vi bare en Exchange Server, og lad det køre videre derfra.
”Vi er særdeles godt tilfredse – både med arkiverings- og projektdelen og samarbejdet med ComArchive,” slutter Michael Basbøll.
Note:
Virksomheden er en del af den globale Bosal koncern, har 300 medarbejdere, og producerer førerkabiner til entreprenørmaskiner, og er en af de store spillere på dette marked.
