Det skal ikke være et projekt i sig selv at finde e-mails
ComArchive har efter ledelsens vurdering bragt Fødevareøkonomisk Institut helt frem i førerfeltet, hvad angår e-mail dokumentation og projektoverblik.
Fødevareøkonomisk Institut (FOI) er en projektorienteret virksomhed, der på linje med andre offentlige virksomheder er underlagt stadigt stigende krav til dokumentation, journalisering etc. Dokumentationsbe¬hovet var den primære grund til at Instituttet valgte at implementere ComArchive.
”Fremadrettet er det meget vigtigt for vores Institut at have et IT-værktøj, der gør det nemt at dokumentere korrespondancer og aftaler med husets kunder og samarbejdspartnere,” siger Søren E. Frandsen, der er direktør for FOI. FOI har fokus på e-mail dokumentation eftersom ca. 95 % af korrespondancen foregår via e-mail, og fordi over halvdelen af projekterne financieres fra ekstern side. Det kræver styr på sagerne.
”Derfor besluttede vi at styrke vores journaliseringssystem med ComArchive-løsningen,” siger Søren E. Frandsen.
FOI er et forskningsinstitut under Københavns Institut med 100 medarbejdere og en omsætning på 70 mio. kr. Instituttet løser opgaver for en lang række offentlige myndigheder i Danmark og EU. Kunderne trækker på Instituttets kompetencer indenfor grundforskning, uddannelse, statistikproduktion og forskningsbaseret rådgivning, herunder økonomiske analyser for en række ministerier. Det stiller store krav til overblikket over
fx kontraktforhandlinger, engagementet med- og relationer til kunderne.
På spørgsmålet om hvorfor valget faldt på ComArchive, svarer Søren E. Frandsen: ”ComArchive er et særdeles godt bud til ledelser i den offentlige sektor, der ønsker at være på forkant med udviklingen inden for dokumentationskrav – til gavn for ledelsen, medarbejderne og instituttet som helhed.”
ComArchive sikrer Compliance
”ComArchive har gjort det enkelt for os, i detaljen, at dokumentere, hvad der er blevet lovet, sagt og gjort hvornår – og hvilke svar, der har været – i en given sag,” fastslår Søren E. Frandsen.
ComArchive opfylder iflg. Søren E. Frandsen til fulde de effektivitetskrav, der følger i kølvandet på voksende dokumentationskrav til det offentlige:
”Jeg oplever, at ComArchive´s søgemaskine er markant bedre, og mere effektiv end Outlooks søge¬muligheder. Med ComArchive tager det kun få sekunder at finde en e-mail blandt 5 års akkumulerede mails,” pointerer direktøren, som vurderer, at ComArchive vil komme til at spille en meget central rolle for FOI´s evne til at indfri dokumentationskravene fremover.
”Jeg forventer, at ComArchive vil kunne løse langt størsteparten af vores dokumentationskrav. Spørgsmålet er, om FOI overhovedet får brug for andre journaliseringssystemer. Ud over e-mails, kan vi jo scanne almindelige breve, og gemme dem som pdf-filer i ComArchive,” siger Søren E. Frandsen.
Øget effektivitet = cool cash
Ud over nem adgang til dokumentation, har ComArchive også skabt en effektivitetsgevinst. ”Medarbejderne bruger ganske enkelt færre minutter om dagen på at lede efter e-mails. De kan bruge mere tid på kerneopgaven: At forske og udvikle. Det er cool cash værd – og sikrer en hurtig tilbagebetaling af investeringen,” som Søren E. Frandsen udtrykker det. Han fortsætter:
”Samtidig kan systemet rulles ud på en sådan måde, at medarbejderne oplever det som et tilbud – et positivt tiltag, der gør hverdagen nemmere med mere effektive søgemuligheder i de mange mails, vi modtager hver dag og over lange perioder.”
Mulighed for effektiv vidensdeling
I nær fremtid vil FOI se på, hvordan man kan udrulle ComArchive tillægsløsningen Project Binder, som gør det muligt at gemme e-mails ét lettilgængeligt sted, hvor projektdeltagerne nemt kan finde dem – nemlig under et givet projekt.
Søren E. Frandsen ser et stort potentiale i at indføre Project Binder. ”Vi har i de forløbne par år brugt en del ressourcer på, hvordan vi får delt viden mest effektivt. Bl.a. har vi indført Microsoft Share Point, som ComArchive spiller glimrende sammen med,” siger han.
Søren E. Frandsen ser også ComArchive Project Binder som en løftestang for at skabe et endnu bedre og smidigt samarbejde på tværs af FOI. ”Når vi får indført Project Binder-værktøjet slipper medarbejderne for at kopiere andre projektdeltagere på e-mails i én uendelighed, eller svare på basale status-spørgsmål i forbindelse med større projekter,” vurderer han.
Project Binder vil gøre det muligt for FOI´s medarbejdere at arkivere e-mails under et givet projekt, hvor projektdeltagerne med adgang hurtigt kan finde den. ”Det vil have en lang række fordele. Men først skal vi lige have erfaringen omkring hvordan vi kan binde projektmedarbejdere sammen på tværs af ikke bare Københavns- og Århus Universitet, men også med forskere i USA, Kina, Japan m.v.”
Optimerer udnyttelsen af lagerpladsen
Søren E. Frandsen ser store ComArchive-relaterede fordele på datalagrings-kapacitetssiden – ganske enkelt fordi den enkelte medarbejder kan slette sine mails, og samtidig være sikker på, at alt er gemt på en sikker måde og samtidig let tilgængelig måde. ”Det vil skære markant ned på datalagringsbehov, og i sidste ende mindske omkostningerne og øge overblikket. Det ComArchive tilbyder, er jo en ekstrem datakomprimering, uden at gå på kompromis med søgning og genfinding.”
Læs om andre kundeoplevelser med ComArchive ved at klikke her
